8 факторов, которые следует учитывать при внедрении программного обеспечения для управления контрактами

Правильное программное обеспечение, отвечающее вашим конкретным бизнес-требованиям и целям, само по себе является сложной задачей; однако внедрение и интеграция вашей программы CLM в повседневную деятельность — это другая работа. Внедрение программного обеспечения CLM — сложная задача для любой компании, независимо от масштаба или сферы деятельности. Вы определенно не захотите изнурительного длительного времени внедрения после того, как вы инвестировали в совершенно новую программу CLM.

При хорошем обучении и простом в использовании интерфейсе программного обеспечения можно установить новое приложение управления контрактами (CLM). Чтобы получить наилучшие результаты в долгосрочной перспективе, важно обеспечить, чтобы все сотрудники, которые являются частью процесса заключения контрактов, могли использовать новейшее программное обеспечение и быстро интегрировать его в свою повседневную практику. Внедрение программного обеспечения может занять некоторое время; однако при правильном планировании у вас будет плавный переход к недавно разработанной системе CLM.

Прежде чем приступить к внедрению вашего нового программного обеспечения CLM, рекомендуем вам запомнить следующие концепции:

1. Осознайте важность своего бизнеса

Понимание деятельности вашей компании, принципов ее функционирования, ее заинтересованных сторон и ее структуры является основой всех решений.

То, как ваш контрактный бизнес будет работать и подготавливать все спецификации перед началом, может гарантировать отличный результат. Основная цель — использовать программное обеспечение для управления жизненным циклом контрактов, чтобы поддерживать контракты в порядке и повышать эффективность.

2. Определить администраторов проекта

Источник: pexels.com

Администраторы могут помочь собрать результаты, следить за участниками и поддерживать принятие решений. Однако также верно, что делать слишком много — нехорошо. При выборе администратора убедитесь, что число составляет от 3 до 4.

3. Следите за доступностью данных

Если вы ищете идеальное программное обеспечение для управления контрактами, убедитесь, что вы записываете всю соответствующую информацию. Создайте базу данных и сохраните в ней информацию. Убедитесь, что не используете потребность в отдельной базе данных, если новый подход, который вы рассматриваете, соответствует предыдущему.

Фантастический способ создать свою базу данных — это определить различные типы контактов, которые есть у организации, а затем создать список с помощью электронных таблиц. Кроме того, убедитесь, что вы помните основные детали каждого типа контракта, который вам понадобится.

4. Получите лучшее обучение для менеджера по контрактам, а также для членов команды, участвующих в проекте.

Источник: inloox.com

Тщательная программа обучения гарантирует, что каждый сотрудник и вовлеченный отдел полностью знают цель, стоящую за новой программой CLM, и наилучший способ ее эффективного использования. Кроме того, хорошо продуманная обучающая сессия(и) поможет вашим сотрудникам быстрее принять новое программное обеспечение, а также поможет им получить его принятие на начальном этапе обучения.

Исходя из масштаба вашего бизнеса, вам может потребоваться создать более комплексную программу обучения, чтобы гарантировать, что каждый пользователь сможет полностью понять программное обеспечение. Учебные материалы на основе вебинаров и другие онлайн-обучения являются фантастическими альтернативами для обучения аспектам приложений CLM. Обучение необходимо, поскольку чем лучше ваши сотрудники знают, что делает приложение, тем лучше вы можете улучшить соответствие управления жизненными циклами контрактов вашей организации.

5. Проанализируйте текущий процесс управления контрактами

Анализ слабых сторон и проблем в текущем управлении контрактами заранее позволяет вам установить приемлемые KPI для улучшения. Это помогает вам избежать внесения корректировок в середине внедрения. Важным аспектом, который следует учитывать при рассмотрении контрактов, является знание местоположения ваших контрактов.

Репозитории контрактов представляют собой централизованное хранилище документов и возможность сообщать, маркировать, категоризировать и организовывать метаданные, связанные с вашим контрактом. Кроме того, такие вопросы, как составление контрактов, а затем их согласование и извлечение, следует рассмотреть до установки программного обеспечения CLM.

ContraSafe помогает компаниям беспрепятственно внедрять современное управление жизненным циклом контрактов, предлагая такие дополнительные услуги, как миграция старых контрактов, маркировка шаблонов и положений, управление шаблонами.

6. Установите четкие ожидания, чтобы избежать путаницы

Источник: unsplash.com

Компании обычно начинают внедрение программного обеспечения, собирая свои контракты и передавая их новому поставщику программного обеспечения CLM. Контракты должны быть надлежащим образом обработаны, прежде чем их можно будет использовать в системе. Система управления жизненным циклом контрактов специально разработана для хранения и управления контрактами для вашего бизнеса, чтобы гарантировать, что вся информация, связанная с контрактами, надлежащим образом анализируется и передается администраторами контрактов соответствующим лицам. Оптимизировав программное обеспечение для управления жизненным циклом контрактов, вы сможете преобразовать данные из контрактов в полезные данные, которые позволят вам принимать обоснованные бизнес-решения.

7. Убедитесь, что все находятся на одном уровне

Чтобы снизить риск и обеспечить безопасность всех ваших контрактов, убедитесь, что каждый член команды знает, как использовать центральное хранилище контрактов в вашем программном обеспечении CLM. Ваш центральный репозиторий контрактов обеспечит доступность самой последней версии каждого документа для всех уполномоченных сотрудников. В ходе внедрения крайне важно, чтобы все осознавали важность программного обеспечения CLM и то, насколько оно может быть важным для безопасности, снижения рисков, оптимизации бизнеса и повышения рентабельности инвестиций.

8. Распределите роли членов команды

Источник: unsplash.com

Когда вы внедряете совершенно новое программное обеспечение для управления жизненным циклом контрактов (CLM), крайне важно иметь специальную команду для успешного внедрения программного обеспечения и его возможностей в долгосрочной перспективе. При правильном уровне прозрачности и правильном разделении ролей и обязанностей можно иметь небольшие команды, которые помогают обучать сотрудников и решать проблемы с программным обеспечением после внедрения.

Важно, чтобы высшее руководство вашей компании участвовало в содействии изменениям, распределяя роли и принимая решения, которые используют возможности, предлагаемые программным обеспечением, для продвижения вашей компании вперед. Делая это, вы можете создать команду CLM-энтузиастов, которые используют свой собственный уникальный опыт и знания в своих различных отделах, что приведет к общему успеху вашей организации после развертывания программного обеспечения.

Заключительные слова

Внедрение программного обеспечения для управления контрактами станет историей успеха. Ваша компания может присоединиться ко многим компаниям, которые перешли от ручных процедур к автоматическим и управлять контрактами более эффективно и действенно. Ключ к осуществлению этой «цифровой трансформации» — это ваша реализация. Если вы тщательно разработаете свою стратегию управления контрактами и включите пользователей своей системы, вы быстро войдете в эксплуатацию и получите положительные результаты.