5 ошибок, которые обычно совершают при сжатии PDF-файлов

В наши дни знание цифровых технологий имеет первостепенное значение, независимо от того, чем вы занимаетесь. Цифровые технологии медленно захватывают мир, и это лишь вопрос времени, когда они полностью его захватят.

Одна из областей, в которой мы ушли далеко от традиционных способов, — это хранение и обмен документами. Раньше каждый важный документ печатался на листе бумаги, сохранялся как физическая копия в папке, хранился в какой-то коробке, на какой-то полке в огромном подвале. Как вы могли предположить, поиск и извлечение этих документов были столь же сложными, сколь и пыльными.

К счастью, в наши дни мы можем просто сохранить все наши документы в цифровом формате и хранить их на физическом жестком диске или в облаке. Извлечение этих же файлов так же просто, как и их сохранение, все, что вам нужно сделать, это ввести имя, и вуаля – вот оно.

Одним из наиболее распространенных форматов, в котором мы храним наши файлы, является PDF.

Что такое PDF?

PDF, или формат переносимых документов, — это тип формата файлов, разработанный в 1993 году компанией Adobe и используемый для представления всех видов документов, включая текст, изображения, графику, слои, логические структурные элементы, мультимедийные данные и т. д. Это, пожалуй, наиболее полный формат файлов из когда-либо существовавших, поэтому он используется по сей день и в таком объеме.

Прелесть PDF в том, что это кроссплатформенный формат файла, то есть он используется во всех операционных системах. Один и тот же файл можно открыть и редактировать в Android, iOS, Linux или Windows совершенно одинаково, и сколько бы раз вы его ни редактировали — он все равно будет отлично работать на всех платформах.

PDF-файлы используются для самых разных целей. Они используются для демонстрации презентаций, проектов, сохранения и хранения юридических и всех видов других текстовых документов, они используются в качестве основного формата файла для всех ваших электронных счетов и квитанций и т. д. Файлы PDF также могут содержать векторную графику, а также растровые изображения, они могут содержать видео, они могут быть защищены паролем, их можно использовать в качестве юридически обязывающих контрактов, поскольку их можно подписывать цифровой подписью без внесения каких-либо других изменений и т. д.

Видя, как их можно использовать для различных целей и как они могут содержать разнообразную информацию, легко увидеть, как они могут стать весьма существенными по размеру. Однако не волнуйтесь — их можно сжимать… Узнайте больше о силе PDF на https://www.pdfforge.org/pdfcreator.

Что такое сжатие PDF?

Источник: pinterest.com

Проще говоря, сжатие PDF — это процесс, в ходе которого файл PDF сжимается без потери каких-либо деталей или качества каким-либо образом (вроде как). Под сжатием мы подразумеваем уменьшение размера. Почему это важно? Ну, предположим, вы сделали презентацию для своего клиента и сохранили ее в формате PDF, и предположим, что файл слишком большой для отправки клиенту по электронной почте — что вы можете сделать?

Теперь вы можете загрузить файл в облако и отправить ссылку по электронной почте своему клиенту, но вы также можете сжать его и отправить в виде вложения, что избавит вашего клиента от множества хлопот. Допустим, вы отказываетесь от второго решения, как делают многие, чего вам не следует делать? Какие наиболее распространенные ошибки люди совершают в таких ситуациях?

Наиболее распространенные ошибки, которые люди допускают при сжатии PDF-файлов

Существует множество случаев, когда вам приходится сжимать файлы PDF. Возможно, проблема в размере вложений или у вас просто заканчивается место на диске… Какова бы ни была причина — не совершайте этих ошибок!

1. Сканирование физических файлов

Источник: bmiimaging.com

Согласно AnyPDF, наиболее распространенным заблуждением является то, что для объединения нескольких документов в один необходимо распечатать каждый из них по отдельности, а затем отсканировать их все в один файл PDF. Это не только отнимает много времени, но и является очень неверным. Во-первых, отсканированные файлы обычно больше по размеру, так что это сводит на нет всю цель сжатия. Во-вторых, проще, быстрее и в конечном итоге меньше по размеру просто объединить несколько документов в один в электронном виде с помощью Adobe Acrobat или любого другого программного обеспечения для работы с PDF. Единственный раз, когда вам нужно сканировать, это когда у вас есть только физическая копия файла. Тогда, и только тогда, вы должны это делать.

2. Не сохранять файлы как «PDF уменьшенного размера»

Большинство программ для работы с PDF имеют в коде некий алгоритм сжатия, но большинство людей, похоже, им не пользуются. Будут случаи, когда вы создадите слишком большой файл, и вам нужно будет его сжать. Самый простой способ сделать это — сохранить файл, а затем пересохранить его как PDF уменьшенного размера».

Это очень легко сделать в Adobe Acrobat. Все, что вам нужно сделать, это нажать «Файл», «Сохранить как другой», а затем нажать «Уменьшенный размер PDF» и все – у вас есть сжатый PDF без проблем.

3. Неиспользование оптимизатора PDF

Источник: makeuseof.com

Иногда вам понадобится дополнительный контроль над тем, что вы хотите сжать, уменьшить или удалить. В таких случаях вам, вероятно, следует использовать PDF Optimizer. Для этого вам нужно будет открыть ваш PDF-файл(ы) в Adobe Acrobat. В главном меню выберите Файл, Сохранить как другой, а затем выберите Оптимизированный PDF. Вы увидите всплывающее диалоговое окно, а в правом верхнем углу вы увидите Аудит использования пространства, из которого вы сможете индивидуально контролировать каждый аспект сжатия PDF (изображения, текст и т. д.).

4. Неиспользование онлайн-инструментов сжатия

Люди, у которых нет Adobe Acrobat, обычно просто отказываются от сжатия файла. Однако в таких случаях вам следует просто зайти в Интернет и поискать лучший бесплатный инструмент для сжатия PDF. Конечно, у вас не будет того же набора функций, что и в Adobe Acrobat, но, опять же, вы сэкономите $179,9 в год, и если вам действительно не нужно профессиональное высококачественное сжатие, вы получите те же результаты.

5. Неиспользование Microsoft Word

Источник: usavrsi.se

Для некоторых простых PDF-файлов вы можете использовать Microsoft Word для сжатия больших файлов. В целом, PDF-файлы, сохраненные через Microsoft Word, довольно малы по размеру из-за их ограниченной сложности, но в некоторых случаях у вас может быть просто очень большой текстовый файл PDF, который можно легко сжать с помощью MS Word. Все, что вам нужно сделать в этом случае, это открыть ваш PDF-файл через MS Word, нажать кнопку Файл, выбрать Сохранить как и в раскрывающемся меню Тип файла — выбрать PDF. Под ним находится диалоговое окно с надписью «Минимальный размер (публикация онлайн)» — нажмите на него и сохраните ваш новый сжатый PDF-файл.

Заключение

Вот и все. Как видите, есть несколько распространенных ошибок, которые люди допускают при сжатии своих PDF-файлов. Надеюсь, нам удалось привлечь ваше внимание к ним и успешно объяснить, как их можно избежать.